Registratură electronică și arhivă digitalizată la UBB Cluj. Contract de peste 11 milioane de lei de reducere a birocrației

Universitatea ”Babeș-Bolyai” (UBB) Cluj-Napoca va digitaliza arhiva și va transforma registratura într-una electronică, astfel încât documentele care intră și ies din instituție, vor fi transmise online. Alinierea la noile tehnologii face parte din unui proiect de peste 11 milioane de lei semnat, electronic, cu compania clujeană AROBS Transylvania Software și care va fi finalizat anul viitor.

Rectorul interimar Adrian Petrușel a declarat, joi, că momentul este unul  important din viața universității, digitalizarea fiind esențială în activitatea UBB.

”Contractul semnat cu AROBS sprijină comunitatea academică, începând de la studenți, cadre didactice și cercetători, până la administrația UBB, prin digitalizarea unor procese administrative. Vom avea registratură electronică, vom digitaliza arhiva, ceea ce înseamnă reducerea birocrației”, a spus Petrușel.

Potrivit acestuia, sistemul va contribui la eforturile universității de reducere a birocrației, eficientizare a activităţii şi simplificare a procedurilor prin digitalizarea a 250 de procese administrative interne în beneficiul studenților şi prin crearea unei registraturi electronice şi a unei arhive digitale.

”Studenții și angajaţii UBB vor putea iniția online multiple documente și solicitări, precum cereri de eliberare de adeverințe, cereri pentru întreruperea studiilor, de echivalare a unor discipline, de glisare taxå-buget, de returnare a unor taxe, cereri de cazare, dar și multe altele, fără a trebui să se mai deplaseze fizic la UBB sau să stea la coadă pentru a le depune și fără a mai folosi documente pe hârtie.

De asemenea, atât parcursul, cât și soluționarea acestor cereri vor putea fi urmărite online. Documentele încărcate în aceste fluxuri administrative vor fi avizate online și semnate electronic. Toate aceste fluxuri și documente nu vor mai trebui tipărite, ele putând fi arhivate electronic, respectând toate normele legale in acest sens”, a afirmat Adrian Petrusel.

Se mai păstrează și hârtia

Prorectorul Dan Lazăr a explicat că, în urma semnării noului contract, se va trece la simplificarea procedurilor registraturii și se vor arhiva digital documentele din UBB prin dezvoltarea unui sistem informatic.

Potrivit acestuia, în ceea ce privește documentele pe hârtie, acestea vor putea fi folosite, în continuare, dar acestea se vor digitiza și vor fi trimise online.

”Se va simplifica mult activitatea secretariatului cu studenții”, a spus Lazăr.

CEO AROBS, Voicu Oprean, a precizat la rândul său că proiectul va fi unul greu, fiind vorba de multe facultăți, dar a promis că anul viitor proiectulul va fi implementat.

Registratura electronică și arhiva digitală a UBB face parte din cel mai mare proiect de digitalizare dintre universitățile din România, finanțat prin PNRR, și care are o valoare de aproape 65 de milioane de lei.